DiSSCo-BG

Работен пакет 3. Дигитализиране на колекциите

Ръководител: доц. Борислав Георгиев

Този РП е фокусиран върху дигитализирането на значителна част (около 50%) от единиците в колекциите и публикуването на тази дигитална информация, организирана в база-данни. Предвиждаме около 25% от записите в базата-данни да бъдат придружени с дигитални изображения на образци. Като цяло, в рамките на продължителността на този проект (4 години), планираме да дигитализираме 1 000 000 единици – 500 000 единици от колекциите на ИБЕИ–БАН и 500 000 единици от колекциите на НПМ–БАН. Дейности: (1) създаване на план за дигитализация и технически проект за осигуряване на безпроблемен поток на процеса на дигитализация, както и управление и координация на процеса на дигитализация; (2) организиране, провеждане и наблюдение на дигитални дейности, включително основна работа по дигитализацията на колекциите и подготовка на бази-данни, както и контрол на качеството и проверка на дигитализацията; (3) обработка на данни, включително обработка на дигиталните записи и снимки, за да бъдат публикувани и свободно достъпни. За да отговорим на нуждите на DiSSCo-BG, свързани с масовата дигитализация, ще бъдат направени инвестиции в технически области като снемане на изображения, услуги за електронна инфраструктура, напр. ресурси за съхранение, компютърна обработка, мрежи, инструменти за управление на данни, сигурност, достъп и т.н., чрез значителни инвестиции, управлявани в РП 2. Разработената уеб-базирана Информационна система на колекциите (ИСК) ще се използва за съхранение и достъп до изчерпателната информация за колекциите на ИБЕИ–БАН и НПМ– БАН. Тази уеб-публикувана и свободно достъпна база-данни ще се състои от два компонента – Дигитален каталог на колекците (ДКК), съдържащ информацията за записите в колекциите, идентична с тази в регистрите на хартия, и Библиотека с дигитални изображения (БДИ), съдържаща дигитални изображения. И двата модула ще могат да „общуват постоянно“. ИСК ще бъде изградена с помощта на софтуер на свободен достъп, напр. софтуер, подобен на PostgreSQL, може да бъде използван като интегрирана среда на база-данни; софтуер, подобен на PostGIS, ще се използва за пространствени (гео-реферирани) данни. Номенклатурата на базата-данни ще бъде в съответствие с основните стандарти на Darwin Core, както и с стандартите GBIF, за да се даде възможност за оперативна съвместимост на данните. ИСК ще поддържа редица функции като например:

едновременно експортиране на цялата информация (напр. при “бекъп” – създаване на резервни копия)
експортиране на избрани, филтрирани данни (напр. при специфични запитвания от изследователите)
изготвяне на карта с географското местоположение на всяка отделна единица
възможност за показване на данни на сайтовете на ИБЕИ–БАН и НПМ–БАН
едновременно импортиране от други, вече съществуващи, но различни софтуерни бази- данни
възможност за автоматично споделяне на информация в други бази данни, като паневропейски DiSSCo RI портал и други

За да се подобри и улесни целия процес и достъпността на данните, ще бъде разработена и мобилна (базирана на Android) версия. Значително внимание ще бъде обърнато на сигурността на ИСК, както и на разпределението на достъпа до данните. Публичният профил ще предоставя основна информация за всяка отделна колекционна единица (под “колекционна единица”, на английски “collection lot”, тук и навсякъде в текста се разбира екземпляр, или група от екземпляри, или част от екземпляр, представен в колекционните регистри и в базата-данни като отделен запис и съществуващ в колекцията с уникален етикет). Нивата на достъп в низходящ ред ще бъдат: мениджър на бази данни, администратори, модератори и редови потребител. ИСК ще бъде качен на виртуален сървър, което осигурява значително повече гъвкавост в работата, както и по-добра информационна сигурност. ИСК ще се архивира като две резервни копия на седмична база, като едно от тях ще използва капацитета за съхранение на Института за информационни и комуникационни технологии – БАН, и едно на външно съхранение.

Цели на Работен пакет 3

Координиране и надзор на процеса на дигитализация.
Координиране на консултациите с лица за контакт на паневропейския DiSSCo RI с цел уеднаквяване на стандартите.
Изграждане на рамка за управление на дигитализацията – основни дейности по дигитализация; ресурси за дигитализация; стратегия за дигитализация; план за дигитализация; управление на дейности по дигитализация.
Основна работа по дигитализацията на биологичните колекции – цифрово преобразуване на биологични обекти и попълване на бази-данни.
Контрол на качеството и проверка на дигитализираните записи – мониторинг на процеса на дигитализация
Управление на данни и споделяне на данни, включително улавяне на мета-данни – процес на управление на данни
Осигуряване на портал за свободен достъп до публикуваните данни

Описание на работата

Задача 3.1. Общо управление и координиране на процеса на дигитализация
Ръководител на задачата: доц. Борислав Георгиев
Дейности:

Изготвяне на плана за дигитализация: а) приоритети във времето; б) определяне на кои части и кои колекции; в) възлагане на конкретни отговорности; г) определяне на формати, стандарти, технологии, съхранение и поддръжка; д) определяне на правила за споделяне на данни – достъп до мета-данни и интелектуална собственост; е) разпределяне на ресурси – финансиране, съоръжения, оборудване и експертиза (месеци 1, 2)
Организация на управлението на дигитализацията (месеци 2, 3). Управлението за дигитализация се състои от принципи, политики, процедури, роли и отговорности, свързани с дейностите по дигитализация
Редовни месечни срещи на РПС3 и технически експерти от съответния работен пакет за координиране на дейности, свързани с процеса на дигитализация (двудневни срещи през месеците 1, 2, 3 и еднодневни срещи през месеците 4–48)
Редовни срещи на РПС3 с ИС (еднодневна среща месечно през първата година и всеки втори месец след това)
Координиране на контактите с ръководни органи на DiSSCo RI, като Научен консултативен съвет на DiSSCo и Технически консултативен съвет на DiSSCo, за да се синхронизира напредъкът на работния процес по дигитализация с този на паневропейския DiSSCo RI (редовни онлайн срещи и физически срещи в рамките на DiSSCO RI и свързани с тях проекти)
Преглед на дейностите по дигитализация (месеци 12, 18, 24, 30, 36, 42). Дейностите по дигитализация трябва да бъдат проверявани за: (а) изпълнение на плана за дигитализация; (б) възможно подобрение на организацията на дейностите по дигитализация; (в) ефективно използване на дигиталните активи

Задача 3.2. Дигитализиране на образци от колекции.
Ръководители на задачата: доц. Ростислав Бекчиев, Валери Георгиев и Юрий Корнилев
Тази задача е планирана за месеци 1-47. Тя включва дейностите от основните етапи на процеса на дигитализация. Приемането на стандарти за дигитализация е основен компонент на режима на качество и е от съществено значение за производството на стандартизирани дигитални активи. Тази задача включва и основния процес на дигитализация, който трябва да се извърши на ниво отдели и/или на ниво колекции.
Дейности

Разпределение и подреждане на оборудването за дигитализация (хардуер, софтуер и съоръжения, необходими за създаване, управление и споделяне на дигитални активи) по отдели и колекции (месеци 1-6, 13-17, 25-28, 37-38). Графикът на тази дейност е в съответствие с изпълнението на Задачи 2.3 и 2.4 на РП2
Определяне на стандарти за дигитализация: дигитални формати; дигитални файлове; типове изображения; брандиране (вграждане на лого на институциите в изображения); управление на обекти (добавяне на QR кодове към хербарийни листове и етикети на животински образци); стандарти за мета-данни (месеци 1, 2). Тази дейност включва също така разглеждане и адаптиране на добри практики чрез приемане на широко използвани стандарти, одобрени от TDWG и GBIF
Организиране и изпълнение на основните етапи на дигитализация и бази-данни по отдели и колекции (месеци 3–47)
Контрол на качеството на дигитализация и на нанасянето на данните по отдели и колекции (мониторинг; верифициране) (месеци 4–47)

Задача 3.3. Управление на данни
Ръководители на задачата: доц. Георги Попгеоргиев и Валери Георгиев
Тази задача е планирана за цялото времетраене на проекта и е насочена към осигуряване на междинни и крайни дейности в процеса на дигитализация. Управлението на данните е административен процес, който включва придобиване, потвърждаване, съхраняване, защита и обработка на данни за да се гарантира достъпността, надеждността и актуалността на данните за потребителите.
Дейности

Разработване на дизайн и архитектура на база данни (месеци 1, 2)
Изготвяне на инструменти за каптиране на мета-данни (месеци 2, 3)
Подготовка за съхранение на данни (локално, архивно, оперативно) и защита на набори от данни (месеци 3, 4)
Придобиване, организиране и валидиране на набори от данни (месеци 4–48)
Обединяване и уеднаквяване на различни бази данни, ако има такива (месеци 4-9)
Подготовка на инструмент за споделяне на данни (месеци 6, 7)
Подготовка на инструменти за експлоатация за използване на дигитални активи (месеци 7, 8)
Осигуряване на достъп до наборите от данни за колекцията в мрежата за крайната потребителска аудитория (месеци 46-48)

Отчетни документи по РП 3

Д3.01: Рамка за управление на дигитализацията и план за дигитализация (отчет) (месец 2)
Д3.02: Модел на управление на дигитализацията (отчет) (месец 3)
Д3.03: Внедряване на модулен софтуер за оперативна съвместимост (отчет) (месец 4)
Д3.04: Управление на платформа на набори от данни (отчет) (месец 9)
Д3.05–Р3.07: Годишен доклад за напредъка на дигитализацията (месеци 13, 25, 37)
Д3.08: Окончателен доклад за дигитализацията (месец 48)

Ключови събития по РП 3

К3.1: Среща на РПС3 с ИС и заинтересованите страни – одобрение на рамката за управление на дигитализацията и план за дигитализация (месец 2)
К3.2: Среща на РПС3 и заинтересованите страни – одобрение на управлението на дигитализацията (месец 3)
К3.3: Среща на РПС3 и заинтересованите страни – одобрение на система за управление на мета-данни и системи за съхранение на данни; одобрение на структурата на портала за данни за свободен достъп до DiSSCO-BG наборите данни (месец 3)
К3.4: Среща на РПС3 и заинтересованите страни – одобрение на инструменти за обмен на данни и инструменти за експлоатация; одобрение на управлението на платформата с набори данни (месец 9)
К3.5: Среща на РПС3 и заинтересованите страни – приемане на резултатите от дигитализацията и мониторинга (месец 47)